Από τον Απρίλιο του 2006 έχει εκδοθεί εγχειρίδιο σχετικό µε την ηλεκτρονική σφραγίδα επισηµείωσης της Χάγης, το οποίο µετονοµάστηκε (e-Apostille).Από το 2012 άρχισε να εφαρµόζεται σταδιακά από αρκετά Κράτη µέλη της Σύµβασης.
Το πρόγραμμα προσφέρει ασφάλεια, απλούστευση διαδικασιών και οικονοµία, σύµφωνα µε την Σύµβαση της Χάγης.
Το ηλεκτρονικό πιλοτικό πρόγραµµα (e-App) αποτελείται από δύο διαφορετικές πλατφόρµες:
- Την έκδοση ηλεκτρονικών Apostille χρησιµοποιώντας την τεχνολογία PDF ως προς την έκδοση και την υπογραφή µε την βοήθεια ενός ηλεκτρονικού πιστοποιητικού.
- Δυνατότητα κάθε Αρµόδιας Αρχής να καταγράψει όλες τις επισηµειώσεις που αυτή εκδίδει, ανεξάρτητα αν αυτές έχουν εκδοθεί σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική µορφή, σ έναν ηλεκτρονικό κατάλογο. Με αυτόν τον τρόπο µια εκδούσα αρχή µπορεί να ελέγξει την προέλευση του σχετικού Apostille άλλης αρχής.
Στις χώρες που έχουν υπογράψει τη σύμβαση της ΧΑΓΗΣ (Apostille) θα πρέπει στα δημόσια έγγραφα να υπάρχει η σχετική επισημείωση, διαφορετικά προξενική θεώρηση.
Από τη διαδικασία εξαιρούνται τα πιστοποιητικά φορολογικής κατοικίας που εκδίδουν οι φορολογικές αρχές των ΗΠΑ και της Τουρκίας, καθώς και οι αιτήσεις για την εφαρμογή των συμβάσεων αποφυγής διπλής φορολογίας.
Από τη διαδικασία επικύρωσης των εγγράφων με τη σφραγίδα της ΧΑΓΗΣ (Apostille) εξαιρούνται επίσης τα έγγραφα που προέρχονται από τις χώρες (Αυστρία, Ισπανία, Γαλλία, Ιταλία, Λουξεμβούργο, Ολλανδία, Πορτογαλία, Τουρκία και Πολωνία), καθώς έχουν υπογράψει Σύμβαση απαλλαγής επικύρωσης εγγράφων με την Ελλάδα. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί όμως να φέρουν ημερομηνία, υπογραφή και, ενδεχομένως, την σφραγίδα της αρμόδιας Αρχής του κράτους που τα χορήγησε.
Ειδικές προβλέψεις διέπουν τις ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΣΑΔΦΕ με ΗΠΑ, ΤΟΥΡΚΙΑ και ΜΟΛΔΑΒΙΑ όπως περιγράφονται στις ΠΟΛ.1107/5.4.1999, ΠΟΛ.1092/23.6.2005, ΠΟΛ.1210/15.9.2015 αντίστοιχα για κάθε κράτος.
Σημείωση: Σε κάθε περίπτωση, επειδή δεν είναι όλες οι χώρες, μέλη της σύμβασης της Χάγης, καλό θα είναι να ενημερώνεται ο καθένας ανάλογα με τη χώρα προορισμού του για το ποιες διαδικασίες πρέπει να ακολουθηθούν ώστε τα δημόσια έγγραφα της χώρας αυτής να αναγνωριστούν και από το Ελληνικό Δημόσιο. Για παράδειγμα, ενώ η Κίνα είναι πλέον ένας διεθνής προορισμός με αρκετούς οικονομικούς μετανάστες, δεν έχει υπογράψει τη σύμβαση της Χάγης (εκτός από το Χονγκ Κονγκ και την επαρχία Μακάο) και έτσι ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει να απευθυνθεί στο εκεί ελληνικό προξενείο. Παρόμοια είναι και η περίπτωση του Καναδά όπου ο ενδιαφερόμενος πρέπει να επικυρώσει τα καναδικά έγγραφα είτε στο Υπ. Εξωτερικών στον Καναδά, είτε μέσω της Πρεσβείας στην Ελλάδα.
Προβλέπεται διαδικασία επαλήθευσης από την αρχή της συμβαλλόμενης χώρας που παραλαμβάνει την πράξη ή το έγγραφο, όταν το κρίνει απαραίτητο, με την συμπλήρωση ενός πολύγλωσσου εντύπου, φωτοαντίγραφο του οποίου επίσης σας επισυνάπτουμε και αποστολή αυτού προς την εκδούσα αρχή, σύμφωνα με όσα ειδικότερα ορίζονται στις διατάξεις των άρθρων 3, 4 και 5 του νόμου 4231/2014.
- Το δημόσιο ηλεκτρονικό έντυπο υποβάλλεται ηλεκτρονικά ως αρχείο σε μορφή pdf
- Τα σχετικά δεδομένα καταχωρούνται στο μητρώο επαλήθευσης (εσωτερικό μητρώο εκτός σύνδεσης)
- Παραγωγή του e-Apostille (σε μορφή pdf)
- Παραγωγή ηλεκτρονικού αρχείου> έγκριση
- Το e-Apostille υπογράφεται ηλεκτρονικά
- Αποστολή στον αιτούντα
- Αυστρία
- Μπαχρέιν
- Κολομβία
- Δημοκρατία της Μολδαβίας
- Νέα Ζηλανδία
- Ισπανία
- Η.Π.Α. – Κάνσας
Οι χώρες μεταξύ των οποίων και της Ελλάδας αναγνωρίζεται αμοιβαία η Σύμβαση της Χάγης για την επισημείωση εγγράφων (Apostille) είναι οι ακόλουθες:
- Αγ. Μαρίνος
- Αγ. Μαυρίκιος
- Αζερμπαϊτζάν
- Ανδόρα
- Αντιγκούα & Μπαρμπούντα
- Αργεντινή
- Αρμενία
- Αυστραλία
- Αυστρία
- Βέλγιο
- Βενεζουέλα
- Βοσνία-Ερζεγοβίνη
- Βουλγαρία
- Γαλλία
- Γερμανία
- Γρενάδα
- Δανία
- Δομινικανή Δημοκρατία
- Ελβετία
- Ελλάδα
- Ελ Σαλβαντόρ
- Εσθονία
- Ηνωμένο Βασίλειο
- Η.Π.Α
- Ιαπωνία
- Ινδία
- Ιρλανδία
- Ισημερινός
- Ισλανδία
- Iσπανία
- Ισραήλ
- Ιταλία
- Καζακστάν
- Κολομβία
- Κροατία
- Κορέα
- Κύπρος
(Τα έγγραφα που εκδίδονται από δημόσιες αρχές της Κυπριακής Δημοκρατίας δεν απαιτείται να λάβουν την επισημείωση της Χάγης προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στην Ελλάδα) - Λεσόθο
- Λετονία
- Λευκορωσία
- Λιβερία
- Λιχτενστάιν
- Λιθουανία
- Λουξεμβούργο
- Μακάο
- Μαλαουϊ
- Μάλτα
- Μεξικό
- Μολδαβία
- Μονακό
- Μπαρμπάντος
- Μπαχάμες
- Μπελίζ Μποτσουάνα
- Μπρουνέι Nταρουσαλάμ
- Ν. Ζηλανδία
- Ναμίμπια
- Νησιά Κουκ
- Νησιά Μάρσαλ
- Νιούε
- Νορβηγία
- Νότιος Αφρικη
- Ολλανδία
- Ονδούρα
- Ουγγαρία
- Ουκρανία
- Πρώην Γιουγκοσλαβική Δημοκρατία της Μακεδονίας (F.Y.R.O.M.)
- Παναμάς
- Πολωνία
- Πορτογαλία
- Ρουμανία
- Ρωσία
- Σαιντ Κιτς & Νίβεις
- Σαιντ Λούτσια
- Σαμόα
- Σερβία & Μαυροβούνιο
- Σεϋχέλλες
- Σλοβακία
- Σλοβενία
- Σουαζιλάνδη
- Σουηδία
- Σουρινάμ
- Τόνγκα
- Τουρκία
- Τρίνινταντ & Τομπάγκο
- Τσεχία
- Φιλανδία
- Φίτζι
- Χονγκ-Κονγκ
Όσες χώρες δεν αναφέρονται στον παραπάνω κατάλογο, δεν αναγνωρίζουν ως έγκυρα τα ελληνικά έγγραφα που φέρουν την επισημείωση της Χάγης (Apostille) και η επικύρωση των εγγράφων που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν εκεί θα πρέπει να γίνεται από την Προξενική Αρχή της εκάστοτε χώρας στην Ελλάδα. Αντίστοιχα, έγγραφα προερχόμενα από χώρες που δεν περιλαμβάνονται στον ανωτέρω κατάλογο, θα πρέπει να επικυρώνονται από την ελληνική προξενική αρχή που λειτουργεί στην εκάστοτε χώρα προέλευση
